Wann braucht dein Online-Shop ein Warehouse Management System?

Am Anfang reichen Shop-Backend, Versandtool und ein paar Apps oft aus. Doch wenn Bestellvolumen, Sortiment und Lagerteam wachsen, werden manuelle Abläufe schnell zur Bremse. Hier erfährst du, welche Warnsignale zeigen, dass dein Starter-System an Grenzen stößt und ein Warehouse Management System (WMS) mehr Struktur ins Lager bringt.

Du steuerst heute viele Prozesse direkt aus deinem Online-Shop-Backend heraus, nutzt vielleicht auch die ein oder andere kleine “App” etwa für einen Shopify-, WooCommerce- oder Shopware-Shop und bist dir nicht sicher, wie und warum dir ein Lagerverwaltungssystem helfen könnte?

Dann bist du hier goldrichtig! Wir haben die verschiedenen Faktoren zusammengestellt, die dir helfen, zu entscheiden, an welchen wichtigen Stellen dir ein WMS bei den täglich wiederkehrenden Abläufen helfen wird.

Klassisch sprechen wir hier von einem “Unterverkauf”: Du hast zwar Produkte lagernd, kannst diese aber nicht verkaufen. Fast immer sind Bestandsfehler die Ursache, die erst bei einer Inventur entdeckt werden. Die Gründe sind vielfältig und beginnen bei der Warenvereinnahmung, wenn mehr Produkte geliefert als in den Bestand aufgenommen werden. Auch vergessene Einbuchungen von einwandfreien Retouren oder Fehler beim Umlagern führen dazu, dass die Ware zwar im Lager liegt, die Bestandsinformation im Shop aber nicht stimmt. Das Ergebnis ist potenzieller Umsatzverlust.

Besonders ärgerlich für deine Kunden sind Überverkäufe. Ähnlich wie bei der Nichtverfügbarkeit sind meist Bestandsfehler die Ursache. Im besten Fall kannst du fehlende Ware schnell nachbestellen und musst Kunden nur vertrösten. Im schlimmsten Fall ist der Artikel ausverkauft: Du musst Rechnungen per Gutschrift gegenbuchen, Versandetiketten stornieren, Beträge erstatten und riskierst schlechte Bewertungen und Kundenabwanderung. Überverkäufe sind, vereinfacht gesagt, geschäftsschädigend.

Oft bemerkst du erst bei der Inventur, wenn du weniger oder mehr Produkte lagernd hast, als dein System suggeriert. Die fehlerfreie Inventur gehört zu den zeitaufwändigsten Aufgaben in der Logistik und führt gerade bei Excel-Listen oder Nutzung von Papier & Bleistift nicht nur zu neuen Fehlern, sie kostet auch sehr viel Zeit. Wenn du jährlich nur die Stichtagsinventur durchführst, können sich bereits nach kurzer Zeit wieder Fehler einschleichen, die du im schlimmsten Fall erst bei der nächsten Inventur bemerkst – oder weil Kunden reklamieren. Eine permanente Inventur, die du regelmäßig unterjährig vornimmst, löst dieses Problem, ist ohne LVS i.d.R. aber nur schwierig umzusetzen.

Die Kontrolle des Mindesthaltbarkeitsdatums (MHD) ist nicht nur bei Lebensmitteln relevant, sondern auch bei Pharma, Tiernahrung, Kosmetik, Nahrungsergänzung und technischen Produkten wie Batterien, Lacken und Klebstoffen. Kontrollierst du das MHD nur stichprobenartig oder gar nicht, drohen Reklamationen, zeit- und kostenintensive Ersatzlieferungen, schlechte Kundenbewertungen, vermeidbare Gutschriften, Transaktionsgebühren und erhöhter Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand in deinem Kundenservice. Und ohne vernünftige Verwaltung der MHD kannst du bald ablaufende Artikel auch nicht rechtzeitig im Sale abverkaufen, d.h. zusätzlich bindest du “totes Kapital”, denn bereits abgelaufene Ware wirst du ohnehin entsorgen.

Du hast mehrere Lagerbereiche und füllst den Pick-Bereich “auf Sicht” nach, per Liste auf dem Klemmbrett? Das ist zeitaufwendig und stützt sich stark auf Bauchgefühl. Wird nicht rechtzeitig nachgeschoben, muss der Prozess häufiger wiederholt werden: Dies unterbricht den Arbeitsfluss, reduziert die Pick-Performance und birgt sogar weitere Risiken: Denn bei getrennten Beständen pro Lagerbereich können vergessene Umbuchungen oder Tippfehler wiederum zu Über- oder Unterverkäufen führen.

Fallen bei dir schon die “C”- und “P”-Tasten aus der Tastatur? Das händische Kopieren von Daten – ob im Wareneingang, in der Bestandsführung oder im Versand – ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet Ressourcen, die automatische Schnittstellen einer Lagerverwaltung freisetzen. Außerdem bergen manuelle copy & paste-Schritte auch Risiken, elementare Prozessflüsse zu unterbrechen, wenn Aufgaben erst nach der manuellen Datenübertragung ausgeführt werden können. Und nicht selten hat nicht jeder Mitarbeiter Zugang zu allen notwendigen Systemen, so dass die Abhängigkeit von Spezialisten zunehmend größer wird.

Das Drucken von Kundenbestellungen ist zeit- und kostenintensiv. Zahllose gedruckte Picklisten landen im Altpapier, dazu kommen Wartung und Nachkauf von Tinte oder Toner. Digitale Picklisten auf mobilen Endgeräten vermeiden diesen endlosen Kostenfaktor.

Dir liegt Kundenzufriedenheit am Herzen, deshalb kontrollierst du an mehreren Stellen manuell: Artikelnummer beim Wareneingang abgleichen und die Nummern natürlich auch beim Picken vergleichen, am Packtisch nochmals zählen, zur Sicherheit die EAN erneut händisch abgleichen, Lieferschein abhaken. Das minimiert zwar Fehler, doch das ständige Lesen langer Nummernketten ermüdet und kostet vor allem Zeit. Fehler entstehen trotz größter Sorgfalt.

Filterst du noch oder pickst du schon? Mehrfach täglich Bestellungen auflisten, um sie zu priorisieren – nach vollständig lieferbaren Aufträgen, Wunschterminen, wichtigen Kunden, KEP-Dienstleister-Abholzeiten, Marktplatz-Vorgaben (z. B. Amazon) oder bezahlten Bestellungen. Das manuelle Suchen und Filtern birgt zwar geringes Fehlerpotenzial, kostet aber jeden Tag Zeit und führt gerade bei Peaks zu Stress.

Der Klassiker: Ohne WMS, das dir genau sagt, wo die Produkte liegen, ist Suchen unvermeidbar. Neue Mitarbeitende und Aushilfen können ohne dieses Wissen kaum effizient arbeiten, in Stress-Situationen vergisst man schnell, wo Artikel XYZ liegt. Das Suchen – ob im Wareneingang, beim Picken oder beim Zurücklagern von Retouren – ist einer der größten Engpässe, wenn du mehr Bestellungen versenden willst. Und die Abhängigkeit von den Personen, die selbst im Schlaf wissen, wo die Artikel liegen, birgt Risiken.

Und noch ein Klassiker: Die Einzelkommissionierung. Sofern du vornehmlich keine weiße Ware oder große, schwere und sperrige Artikel im Sortiment hast, ist das Picken jeder einzelnen Bestellung schlechthin der größte Zeit-Fresser. Und selbst in einem überschaubar großen Lager trägt die Sammel-Kommissionierung sehr deutlich für mehr Zeitersparnis bei, da du beim Picken mehrerer Bestellungen vor allem Laufwege um ein Vielfaches reduzierst: Das spart immens Zeit, erhöht deutlich die Effizienz und entlastet zugleich die Mitarbeiter.

Ist das Picken nicht nach Laufweg-optimiert, laufen deine Mitarbeitenden Wegstrecken vor und zurück und übersehen dabei leicht etwas. Zudem machst du dich abhängig von erfahrenen Kräften, und die Tagesform entscheidet über das Tempo. “Bückware” und Artikel auf obersten Regalebenen bergen zusätzlich Ergonomie- und Verletzungsrisiken.

Du kennst natürlich dein Sortiment und deine Kunden, die Peaks und die ruhigeren Phasen und bestellst nach Erfahrung? Bauchgefühl ist wertvoll, aber trügerisch. Ohne faktenbasierte Bestellvorschläge für die Lieferanten-Bestellungen riskierst du “Lagerpenner”, die Kapital binden, oder bestellst zu häufig zu geringe Mengen trotz hoher Nachfrage – und riskierst damit potenziellen Umsatzverlust.

Überträgst du Kennzahlen manuell aus vielen Quellen in Tabellen? Excel birgt trotz oder gerade wegen seines Funktionsumfangs Risiken: Zahlendreher, Formatierungsfehler, “Verrutschen” zwischen Tabellen. Auswertungen sind aber essenziell, um Lagerkapital, Mitarbeiterperformance, Wareneingänge, Retourenquoten und margenstarke Produkte zu bewerten. Strichlisten kosten Zeit, Nerven und bergen hohes Fehlerpotenzial.

Auch wenn dein Online-Shop die Versandbestätigung automatisch verschickt, informierst du Kunden manuell per E-Mail-Vorlage über Verzögerungen, Stornierungen, den Retoureneingang und die Rückerstattung? Bei steigenden Bestellvolumina wächst diese Belastung parallel – und trotz Auto-Korrektur schleichen sich Fehler in Anrede oder Grammatik ein, die keinen guten Eindruck hinterlassen. Oder, wenn es hektisch wird, wird auf die pro-aktive Kundenkommunikation bei allen Ausnahmen einfach verzichtet und erst reagiert, wenn Kunden sich bei dir melden.

Häufen sich Reklamationen wegen verspäteter Lieferungen, falscher Mengen oder Artikel, fehlender Versandbestätigungen oder nicht mehr frischer Ware? Das ist ein Indiz für zu fehleranfällige Prozesse. Kundenkritik zu begegnen kostet Zeit, belastet die Nerven und kann den guten Ruf gefährden.

Buchst du Retouren händisch in den Shop ein, schreibst individuelle Eingangsbestätigungen und führst Strichlisten zu Retourengründen? Defekte Artikel landen im “Lager-Nirvana” oder versehentlich im regulären Bestand. Retouren sind immer mit Aufwand und Kosten verbunden – hier gilt es, Abläufe zu verschlanken.

Dein Shop wächst und du suchst laufend neues Personal, weil die Auftragsabwicklung zu viel Aufwand erzeugt? Passende, zuverlässige und flexible Kräfte zu finden kann schwierig sein. Mit dem richtigen WMS, cleveren Pick-Strategien und digitalisierten Prozessen lassen sich i.d.R. mit gleichem Personalstamm deutlich mehr Bestellungen abwickeln und Fehler spürbar minimieren – die Personalsuche kann also erst einmal so lange aufgeschoben werden, bis die Bestellvolumina weiteres Personal auch wirklich erfordern.

Kommen dir einige, viele oder nahezu alle dieser Szenarien bekannt vor? Dann ist es nicht zu spät, dich von fehleranfälligen, manuellen Prozessen zu verabschieden und eine etablierte Lager- und Versandhandelslösung wie Descartes pixi einzuführen. Neben einem oft schnellen Return on Investment steigerst du damit die Zufriedenheit deiner Kunden, hebst die Customer Experience auf ein neues Level, sorgst für zufriedenere Mitarbeitende und schaffst Freiräume für all das, was heute “dank” manueller Vorgänge auf der Strecke bleibt. Ein WMS schafft also wichtige Freiräume, die zu deinem Erfolg beitragen.