Was unterscheidet ein WMS von einem Warenwirtschafts- system?

Euer Business als Online-Händler oder D2C-Brand entwickelt sich erfolgreich, aber ihr spürt, dass die Anforderungen komplexer werden: Die Abarbeitung von saisonalen Schwankungen und Bestell-Peaks verlangt einiges von euch und euren Mitarbeitern ab. Eure Kunden haben hohe Erwartungen rund um das Thema Zustellung und Versand – sie wollen einfach wissen, was mit ihrer Bestellung gerade passiert und wann sie zugestellt wird. Außerdem wünschen sie sich, dass der Versand möglichst noch am selben Tag der Bestellung erfolgen soll. Der Kostendruck steigt durch den Bedarf an weiteren Lagerkapazitäten, einer steigenden Anzahl von Retouren oder erhöhtem Personalbedarf, um die Bestellspitzen abzufangen. Automatisierung scheint die Rettung zu sein für euch!

Die Einen reden davon, dass ein Warehouse Management System (WMS) oder Order-Management-System (OMS) hermuss; die Anderen meinen, eine Warenwirtschaft sei des Rätsels Lösung. Wir zeigen euch, welches System ihr für euer Business braucht, um wieder durchstarten zu können und erläutern euch die Unterschiede zwischen WMS, OMS und Warenwirtschaft!

Die Unterscheidung zwischen Lagerverwaltungs-Lösung und Warenwirtschaft/WaWi ist nicht ganz einfach. Prinzipiell kann man jedoch sagen: Ein WMS ist im Kern auf die Optimierung der Intralogistik-Prozesse im Lager ausgerichtet.

So wird z.B. durch den Einsatz systemgestützter chaotischer Lagerhaltung die verfügbare Fläche im Lager optimal ausgenutzt. Dabei werden die Artikel per Barcodescan einem eindeutigen Lagerplatz zugewiesen. Für euch bedeutet das: Ob ihr mehrere Stock Keeping Units (SKUs) auf einem Lagerplatz einlagert oder eine SKU auf beliebig vielen Lagerplätzen verteilt – das WMS weiß immer, wo sich die Ware befindet, was im Lager zudem ein laufwegoptimiertes Kommissionieren der Bestellungen erlaubt. Diese barcodebasierten Prozesse vom Wareneingang bis zum Packtisch sorgen für eine nahezu fehlerfreie Auftragsabwicklung. (Im Englischen nennt man eine solche Software zur Auftragsabwicklung auch Order-Management-System = OMS.) Somit sinken die Prozess- und Personalkosten, weil ihr mit der gleichen Mannschaft mehr Sendungen in weniger Zeit verschicken könnt. Für euer Business bedeutet das, mehr Umsatz und Wachstum!

Überhaupt sind diese starken Pick-Pack-Ship Funktionalitäten das Herz eures Lagerlogistik-Systems: Mittels individueller Picklistenprofile könnt ihr ganz einfach Bestellungen priorisieren, z. B. wenn ein Versanddienstleiter eine frühere Cut-off-Zeit hat und diese Pakete daher früher gepackt sein müssen als andere. Wenn ihr oft Bestellungen mit nur einem Artikel habt, sorgt die 1-Scan-Shipping Funktionalität dafür, dass diese Sendungen extra-schnell in den Versand gehen. SportSpar.de zeigt euch in diesem Clip wie der 1-Scan-Shipping Prozess abläuft:

Doch nicht erst nach dem Versand interessieren sich eure Kunden für den Verbleib ihrer Bestellung: Ein smartes Lagerverwaltungssystem (LVS) informiert die Online-Shopper automatisch per E-Mail über jede Änderung des Bestell- oder Versandstatus und versendet (je nach Versanddienstleister) eine Tracking-ID. Das entlastet euren Kundenservice deutlich, besonders bei starkem Bestellaufkommen.

Aber auch ein effizientes, digitales Retourenmanagement ist für euch als Online-Händler Gold wert: Mit einem integrierten Assistenten auf eurem MDE (Gerät zur mobilen Datenerfassung) könnt ihr die Retourenvorgänge eures Online-Shops effizient und fehlerfrei zu bearbeiten und die Ware schnell wieder in den Verkauf zu bringen.

Schließlich ist es wichtig, immer den Überblick zu behalten: KPI-Dashboards mit den wichtigsten Performance-Kennzahlen zu beispielsweise Anzahl und Warenwert der noch offenen Bestellungen oder zu Anzahl der bereits verschickten Bestellungen bilden eine gute Grundlage für eure Entscheidungen.

Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) bietet euch neben den Lagerlogistik-Funktionalitäten zusätzlich noch Add-ons aus dem Enterprise Resource Planning (ERP), wie unter anderem ein Kundenservice-Modul: In einer umfangreichen Kunden- und Bestellsuche könnt ihr z. B. auf Wunsch eurer Kunden Informationen zu Bestellungen einsehen oder auch ändern. Das Saldo im Kundenkonto zeigt euch dann auf einen Blick, ob es offene Posten gibt und welche finanziellen Vorgänge dieser Person zuzuordnen sind.

Auch alles rund um das Thema Zahlungsmanagement gehört zum Spezialgebiet der ERP Add-ons: Ganz gleich ob automatisierter Zahlungsabgleich, Rückerstattungen oder Kreditkartenbelastung (Capture) – diese Funktionalitäten erleichtern euch die Arbeit enorm und sorgen für einen effizienten, schnellen Versand. Besonders auch das Thema Teilgutschriften und Teilerstattungen ist für euch als Online-Händler wichtig, wenn eine Bestellung nicht vollständig retourniert wurde. Und eure Buchhaltung wird sich zudem über eine DATEV Schnittstelle freuen, mit der sie einen filterbaren Buchhaltungsexport im DATEV Standard erstellt, der dann bei Bedarf in andere Buchhaltungssoftware importiert werden kann.

Des Weiteren gehören der Einkauf bzw. die Lieferantenverwaltung zu den Aufgaben einer Warenwirtschaft. Intelligente Methoden zur Bedarfsermittlung und aktive System-Hinweise zur Optimierung von Bestellungen entsprechend individueller Einkaufskonditionen unterstützen euch dabei, euer Lager stets zum besten Preis mit ausreichend Waren zu befüllen. Ihr könnt unterschiedliche Profile für das Einkaufswesen nutzen (z. B. je nach Hersteller/Lieferant, ABC-Klassifizierung, Bestellmethode, Lager-Standort), um mittels gespeicherter Vorlagen unkompliziert Bestellvorschläge zu generieren.

Natürlich dürfen in einer WaWi auch Melde- und Sollbestände nicht fehlen, die ihr pro Artikel individuell setzen könnt. Damit wisst ihr immer, wenn es Zeit ist Ware nachzubestellen. Ihr könnt jedoch auch mit der Disposition (der so genannten Lagerreichweite) arbeiten, die euch hilft, geeignete Mengen, ohne vordefinierte Melde- und Sollbestände zu bestellen und somit eure Kapitalbindung im Lager zu senken: Dazu werden eure historischen Verkaufszahlen analysiert und der Bedarf anhand einer Verkaufsprognose für einen von euch definiteren Zeitraum berechnet. Somit sorgt eure Warenwirtschaft dafür, dass ihr Artikel, die voraussichtlich stark nachgefragt sein werden, auch in ausreichender Menge in eurem Lager zu finden sind.

Worauf solltet ihr nun achten? Egal ob Warenwirtschaft oder WMS – für euch als Online-Händler oder D2C Brand ist es zunächst einmal wichtig, dass die Lösung eurer Wahl auf den E-Commerce spezialisiert ist und optimal die Prozesse abbildet, die für euren Erfolg relevant sind. Um eure Kunden langfristig glücklich zu machen, braucht ihr ein WMS oder System zur Auftragsabwicklung (OMS), das problemlos auch bei starken Bestell-Peaks skaliert und das Wachstum auffängt. Ein E-Commerce WMS wie pixi bietet euch genau das, auf Wunsch auch mit optionalen Add-ons aus dem ERP-Bereich. Bi-direktionale Schnittstellen zu allen gängigen Shopsystemen, Zahlungsanbietern und Logistikdienstleistern sollten ebenfalls vorhanden sein. Und über eine offene Schnittstelle (API) könnt ihr flexibel auch noch andere Systeme anbinden, für die noch keine Standard-Schnittstellen vorhanden sind. Besonders, wenn ihr die Expansion ins Ausland plant und dort lokale Systeme anbinden möchtet, ist eine offene API ein echter Türöffner. Für euer auf Wachstum ausgerichtetes E-Commerce Unternehmen sollte auf jeden Fall eine Lagerlogistik-Lösung mit starkem Pick-Pack-Ship das Herz eures Business sein.

Wenn ihr herausfinden möchtet, welche Warehouse ERP Software, welches Warenwirtschaftssystem oder welches WMS am besten zu eurem Setup passt, sprecht mit einem Logistik-Experten.