Warehouse Management System vs. Warenwirtschaft

Dein Business als Online-Händler oder D2C-Brand entwickelt sich erfolgreich, aber Du spürst, dass die Anforderungen komplexer werden: Die Abarbeitung von saisonalen Schwankungen und Bestell-Peaks verlangt einiges von Dir und Deinen Mitarbeitern ab. Deine Kunden haben hohe Erwartungen rund um das Thema Zustellung und Versand – sie wollen einfach wissen, was mit ihrer Bestellung gerade passiert und wann sie zugestellt wird. Außerdem wünschen sie sich, dass der Versand möglichst noch am selben Tag der Bestellung erfolgen soll. Der Kostendruck steigt durch den Bedarf an weiteren Lagerkapazitäten, einer steigenden Anzahl von Retouren oder erhöhtem Personalbedarf, um die Bestellspitzen abzufangen. Automatisierung scheint die Rettung zu sein für Dich! Die Einen reden davon, dass ein Warehouse Management System (WMS) oder Order-Management-System (OMS) hermuss; die Anderen meinen, eine Warenwirtschaft sei des Rätsels Lösung. Wir zeigen Dir, welches System Du für Dein Business brauchst, um wieder durchstarten zu können und erläutern Dir die Unterschiede zwischen WMS, OMS und Warenwirtschaft!

Die Unterscheidung zwischen Lagerverwaltungs-Lösung und Warenwirtschaft/WaWi ist nicht ganz einfach. Prinzipiell kann man jedoch sagen: Ein WMS ist im Kern auf die Optimierung der Intralogistik-Prozesse im Lager ausgerichtet.

So wird z.B. durch den Einsatz systemgestützter Chaotischer Lagerhaltung die verfügbare Fläche im Lager optimal ausgenutzt. Dabei werden die Artikel per Barcodescan einem eindeutigen Lagerplatz zugewiesen. Für Dich bedeutet das: Ob Du mehrere Stock Keeping Units (SKUs) auf einem Lagerplatz einlagerst oder eine SKU auf beliebig vielen Lagerplätzen verteilst – das WMS weiß immer, wo sich die Ware befindet, was im Lager zudem ein laufwegoptimiertes Kommissionieren der Bestellungen erlaubt. Diese barcodebasierten Prozesse vom Wareneingang bis zum Packtisch sorgen für eine nahezu fehlerfreie Auftragsabwicklung. (Im Englischen nennt man eine solche Software zur Auftragsabwicklung auch Order-Management-System = OMS.) Somit sinken die Prozess- und Personalkosten, weil Du mit der gleichen Mannschaft mehr Sendungen in weniger Zeit verschicken kannst. Für Dein Business bedeutet das, mehr Umsatz und Wachstum!

Pick-Pack-Ship

Überhaupt sind diese starken Pick-Pack-Ship Funktionalitäten das Herz Deines Lagerlogistik-Systems: Mittels individueller Picklistenprofile kannst Du ganz einfach Bestellungen priorisieren, z. B. wenn ein Versanddienstleiter eine frühere Cut-off-Zeit hat und diese Pakete daher früher gepackt sein müssen als andere. Wenn Du oft Bestellungen mit nur einem Artikel hast, sorgt die 1-Scan-Shipping Funktionalität dafür, dass diese Sendungen extra-schnell in den Versand gehen. SportSpar.de zeigt Dir in diesem Clip wie der 1-Scan-Shipping Prozess abläuft:

Doch nicht erst nach dem Versand interessieren sich Deine Kunden für den Verbleib ihrer Bestellung: Ein smartes Lagerverwaltungssystem (LVS) informiert die Online-Shopper automatisch per E-Mail über jede Änderung des Bestell- oder Versandstatus und versendet (je nach Versanddienstleister) eine Tracking-ID. Das entlastet Deinen Kundenservice deutlich, besonders bei starkem Bestellaufkommen. Aber auch ein effizientes, digitales Retourenmanagement ist für Dich als Online-Händler Gold wert: Mit einem integrierten Assistenten auf Deinem MDE (Gerät zur mobilen Datenerfassung) kannst Du die Retourenvorgänge Deines Online-Shops effizient und fehlerfrei zu bearbeiten und die Ware schnell wieder in den Verkauf zu bringen. Schließlich ist es wichtig, immer den Überblick zu behalten: KPI-Dashboards mit den wichtigsten Performance-Kennzahlen zu beispielsweise Anzahl und Warenwert der noch offenen Bestellungen oder zu Anzahl der bereits verschickten Bestellungen bilden eine gute Grundlage für Deine Entscheidungen.

Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) bietet Dir neben den Lagerlogistik-Funktionalitäten zusätzlich noch Add-ons aus dem Enterprise Resource Planning (ERP), wie unter anderem ein Kundenservice-Modul: In einer umfangreichen Kunden- und Bestellsuche kannst Du z. B. auf Wunsch Deiner Kunden Informationen zu Bestellungen einsehen oder auch ändern. Das Saldo im Kundenkonto zeigt Dir dann auf einen Blick, ob es offene Posten gibt und welche finanziellen Vorgänge dieser Person zuzuordnen sind.

Das Zahlungsmanagement

Auch alles rund um das Thema Zahlungsmanagement gehört zum Spezialgebiet der ERP Add-ons: Ganz gleich ob automatisierter Zahlungsabgleich, Rückerstattungen oder Kreditkartenbelastung (Capture) – diese Funktionalitäten erleichtern Dir die Arbeit enorm und sorgen für einen effizienten, schnellen Versand. Besonders auch das Thema Teilgutschriften und Teilerstattungen ist für Dich als Online-Händler wichtig, wenn eine Bestellung nicht vollständig retourniert wurde. Und Deine Buchhaltung wird sich zudem über eine DATEV Schnittstelle freuen, mit der sie einen filterbaren Buchhaltungsexport im DATEV Standard erstellt, der dann bei Bedarf in andere Buchhaltungssoftware importiert werden kann.

Der Einkauf

Des Weiteren gehören der Einkauf bzw. die Lieferantenverwaltung zu den Aufgaben einer Warenwirtschaft. Intelligente Methoden zur Bedarfsermittlung und aktive System-Hinweise zur Optimierung von Bestellungen entsprechend individueller Einkaufskonditionen unterstützen Dich dabei, Dein Lager stets zum besten Preis mit ausreichend Waren zu befüllen. Du kannst unterschiedliche Profile für das Einkaufswesen nutzen (z. B. je nach Hersteller/Lieferant, ABC-Klassifizierung, Bestellmethode, Lager-Standort), um mittels gespeicherter Vorlagen unkompliziert Bestellvorschläge zu generieren. Natürlich dürfen in einer WaWi auch Melde- und Sollbestände nicht fehlen, die Du pro Artikel individuell setzen kannst. Damit weißt Du immer, wenn es Zeit ist Ware nachzubestellen. Du kannst jedoch auch mit der Disposition (der so genannten Lagerreichweite) arbeiten, die Dir hilft, geeignete Mengen, ohne vordefinierte Melde- und Sollbestände zu bestellen und somit Deine Kapitalbindung im Lager zu senken: Dazu werden Deine historischen Verkaufszahlen analysiert und der Bedarf anhand einer Verkaufsprognose für einen von Dir definiteren Zeitraum berechnet. Somit sorgt Deine Warenwirtschaft dafür, dass Du Artikel, die voraussichtlich stark nachgefragt sein werden, auch in ausreichender Menge in Deinem Lager zu finden sind.

Worauf solltest Du nun achten? Egal ob Warenwirtschaft oder WMS – für Dich als Online-Händler oder D2C Brand ist es zunächst einmal wichtig, dass die Lösung Deiner Wahl auf den E-Commerce spezialisiert ist und optimal die Prozesse abbildet, die für Deinen Erfolg relevant sind. Um Deine Kunden langfristig glücklich zu machen, brauchst Du ein WMS oder System zur Auftragsabwicklung (OMS), das problemlos auch bei starken Bestell-Peaks skaliert und das Wachstum auffängt. Ein E-Commerce WMS wie pixi bietet Dir genau das, auf Wunsch auch mit optionalen Add-ons aus dem ERP-Bereich. Bi-direktionale Schnittstellen zu allen gängigen Shopsystemen, Zahlungsanbietern und Logistikdienstleistern sollten ebenfalls vorhanden sein. Und über eine offene Schnittstelle (API) kannst Du flexibel auch noch andere Systeme anbinden, für die noch keine Standard-Schnittstellen vorhanden sind. Besonders, wenn Du die Expansion ins Ausland planst und dort lokale Systeme anbinden möchtest, ist eine offene API ein echter Türöffner. Für Dein auf Wachstum ausgerichtetes E-Commerce Unternehmen sollte auf jeden Fall eine Lagerlogistik-Lösung mit starkem Pick-Pack-Ship das Herz Deines Business sein.