Cloud oder On-Premise: Was passt zu eurem Lager?

Wächst euer Onlinehandel, muss das Lager mithalten. Bei der Wahl eines Warehouse-Management-Systems (WMS) steht oft eine Frage im Raum: Cloud-WMS oder On-Premise? Wichtig ist aber auch, ob euer System steigende Auftragsmengen, saisonale Peaks und komplexere Lagerprozesse zuverlässig unterstützt.

Bei einer Cloud-Lösung werden Anwendung und Daten auf einer zentral betriebenen Infrastruktur bereitgestellt. Ihr greift über eine sichere Netzwerkverbindung darauf zu. Updates, Wartung und technische Skalierung liegen in der Regel beim Anbieter.

Bei einer On-Premise-Lösung betreibt ihr die notwendige Infrastruktur selbst oder lasst sie von einem Hosting-Partner verwalten. Damit behaltet ihr mehr direkten Einfluss auf die technische Umgebung, übernehmt aber auch deutlich mehr Verantwortung für Betrieb, Sicherheit, Leistung und Verfügbarkeit.

Viele E-Commerce-Unternehmen starten mit einer einfachen Warenwirtschaft, Shop-Erweiterung oder Versandlösung. Das funktioniert, solange Bestellvolumen, Sortiment und Prozesskomplexität überschaubar bleiben.

Mit dem Wachstum verändern sich die Anforderungen. Mehr Aufträge, saisonale Peaks, zusätzliche Lagerbereiche und manuelle Workarounds erhöhen den Druck auf Prozesse und Systeme.

Dann reicht die Frage “Cloud oder eigener Server?” nicht mehr aus. Entscheidend ist, ob das System eure Lagerprozesse zuverlässig unterstützt. Ein speziell auf E-Commerce ausgelegtes WMS verbindet u.a. Bestandsführung, Kommissionierung, Packprozess und Versand bis hin zur Vereinnahmung von Retouren in durchgängigen Abläufen und lässt sich in die bestehende Systemlandschaft integrieren.

Mehrere Anzeichen deuten darauf hin, dass euer bisheriges System an seine Grenzen kommt. So entstehen regelmäßig Rückstände bei Peaks oder Kampagnen, und Fehlpicks sowie Bestandsabweichungen verursachen zusätzliche Nacharbeit. Hinzu kommt, dass neue Mitarbeitende lange brauchen, bis sie die Lagerprozesse sicher und fehlerfrei ausführen können, während Picklisten, Exporte oder einzelne Insellösungen den täglichen Betrieb notdürftig zusammenhalten. Ein besonders deutliches Signal ist, wenn sich mehr Aufträge nur noch mit deutlich mehr Personal bewältigen lassen.

Die folgenden vier Vorteile zeigen, was ein Cloud-WMS im Alltag konkret für euch bedeutet.

Bei einer Cloud-Lösung müsst ihr keine eigene Serverlandschaft beschaffen und dauerhaft verwalten, denn die technische Umgebung ist bereits vorhanden. So könnt ihr euch von Anfang an auf die Einführung eurer Lagerprozesse konzentrieren, während Prozesse, Daten, Rollen und Schnittstellen im Projekt sauber vorbereitet werden.

Black Week, Produktlaunch oder Influencer-Kampagne: Wenn das Bestellvolumen kurzfristig stark steigt, lassen sich Cloud-Infrastrukturen flexibler an veränderte Anforderungen anpassen. So bleibt bei saisonalen Spitzen mehr Leistung verfügbar, während eure Lagerprozesse für die höheren Mengen mitwachsen können.

Betriebssysteme, Datenbanken, Backups, Monitoring und Sicherheitsupdates übernimmt bei einem Cloud-WMS zu großen Teilen der Anbieter. So kann sich euer Team stärker auf die für das Wachstum bzw. auch saisonale Peaks notwendigen Logistik-Prozesse konzentrieren, anstelle einen Teil der Zeit für die Skalierung des On-Premise-Systems aufzuwenden.

Statt einmaliger Anschaffung und laufender Kosten für Server-Hardware, Lizenzen für das Betriebssystem und Datenbanken, für Backups und Systeme für die Gewährleistung der Ausfallsicherheit bündeln Cloud-Modelle viele dieser Bestandteile in laufenden Gebühren. So werden die Kosten – in Abhängig des WMS-Anbieters – zwar nicht zwingend günstiger, aber transparenter und über mehrere Jahre deutlich besser planbar.

Bei der Einführung ist die Infrastruktur eines Cloud-WMS bereits vorbereitet, während bei On-Premise Hardware und technische Umgebung zunächst bereitstehen müssen. Die Wartung liegt bei der Cloud überwiegend beim Anbieter, bei On-Premise dagegen intern oder beim Hosting-Partner. Auch bei der Skalierung zeigt sich ein Unterschied: In der Cloud lassen sich Kapazitäten flexibler und i.d.R. schneller anpassen, während sie On-Premise stärker im Voraus geplant werden müssen. Beim Kostenmodell stehen laufende, besser planbare Gebühren einer Anfangsinvestition plus laufenden Betriebskosten gegenüber. Und in puncto Kontrolle ist der Cloud-Betrieb vertraglich geregelt, während ihr On-Premise direkten Zugriff habt, dafür aber mehr eigene Verantwortung tragt.

Eine selbst betriebene Lösung kann zu besonderen technischen, regulatorischen oder organisatorischen Anforderungen passen. Dafür müssen Infrastruktur, Sicherheitskonzept, Backups, Monitoring und spezialisiertes Personal dauerhaft verfügbar sein. Auch ein externer Hosting-Partner nimmt euch nicht automatisch alle Abstimmungs- und Betriebsaufgaben ab.

Ein System wird nicht automatisch zu einem leistungsfähigen WMS, nur weil es in der Cloud läuft. Wenn Abläufe weiterhin von PDF-Picklisten, manuellen Bestandskorrekturen oder mehreren Insellösungen abhängen, bleibt Wachstum schwer planbar. Der größere Hebel liegt in spezialisierten, barcode-gestützten und durchgängigen, durchdachten und skalierbaren Lagerprozessen.

Descartes pixi™ ist das E-Commerce-WMS für wachsende Lager im Business-to-Consumer- und Direct-to-Consumer-Geschäft (B2C und D2C). Die Lösung unterstützt zentrale Prozesse vom Wareneingang und der Lagerverwaltung bis zu Kommissionierung, Versand, Retouren und Inventur. Über Schnittstellen kann pixi mit bestehenden Shop-Systemen, Systemen für Enterprise Resource Planning (ERP), Product Information Management (PIM) und Versandlösungen nahtlos zusammenarbeiten.

Mehr erfahren: E-Commerce-WMS von Descartes pixi und WMS-Implementierung.

Bevor ihr euch festlegt, solltet ihr einige Fragen beantworten. Klärt zunächst, welche Auftragsmengen und Peaks das System heute und künftig bewältigen muss und wie viel interne IT-Kapazität für Betrieb, Wartung und Sicherheit bereitsteht. Prüft außerdem, welche manuellen Schritte heute Rückstände, Fehler oder unnötige Laufwege verursachen und welche bestehenden Systeme bleiben und über Schnittstellen angebunden werden sollen. Entscheidend ist am Ende die Frage, ob ihr vor allem eine andere Hosting-Form oder eine spezialisierte Lagerlösung braucht.

Für viele wachsende Onlinehändler bietet ein Cloud-WMS eine flexible Basis mit weniger eigenem Infrastrukturaufwand, planbarer Wartung und besseren Voraussetzungen für schwankende Auftragsmengen. Ob die Lösung langfristig trägt, hängt aber auch von euren Lagerprozessen ab. Wenn Workarounds, Rückstände und Fehlpicks zunehmen, ist das ein Signal, das bestehende Starter-System genauer zu prüfen.