Wie Online-Händler mehr aus Einkauf und Wareneingang machen

Einfach Einkaufen

Der Kunde erwartet, dass Artikel in einem Online-Shop verfügbar sind und eine schnelle Lieferung erfolgt. Für den Online-Händler bedeutet dies: Einerseits sollen möglichst viele Artikel auf Lager sein, damit die Bestellungen schnell verschickt werden können, andererseits soll nicht viel Kapital durch bevorratete Waren gebunden werden. Wie Online-Händler diese Herausforderung meistern können, wird in diesem Beitrag erläutert.

Einfacher Einkaufen – Systemgestütztes Einkaufen im E-Commerce

Für optimale Verfügbarkeiten im Online-Shop, ist das das bedarfsorientierte Einkaufen essenziell und gleichzeitig entscheidend für ein positives Einkaufserlebnis des Kunden. Dennoch sollen aber auch die Gesamtkosten, bestehend aus Lager- und Bezugskosten, so gering wie möglich gehalten werden, um die Kapitalbindung zu minimieren. Zusätzlich müssen Faktoren wie verfügbare Lagerfläche und Lieferzeiten hierbei in Betracht gezogen werden. Der Einsatz einer E-Commerce Warenwirtschaft/ERP wie pixi ermöglicht es Online-Händlern ideale Bestellmengen anhand verschiedener Kennzahlen und Parameter zu ermitteln. Dies geschieht ohne manuellen Aufwand, der nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig ist.

Das ERP zeigt Einkäufern an, wenn Bestände einen im Vorfeld definierten Meldebestand unterschritten haben. Zudem berücksichtigt das ERP Mindestbestellmengen sowie Verpackungseinheiten und prüft auch während des Bestellvorgangs alle noch offenen Kunden- und Lieferantenbestellungen im Hinblick auf die tatsächlich benötigten Artikelmengen. Auch führt die Software eine verbrauchsorientierte Bedarfsermittlung auf Basis der Verkaufszahlen in einem konfigurierbaren Zeitraum durch. So können Peaks und ruhigere Verkaufsphasen kosteneffizient geplant werden.

Intelligenter Einkaufen – Bedarfsorientierter Einkauf

Damit Händler stehts die optimale Anzahl an Waren zur Verfügung zu haben, erstellt das Warenwirtschaftssystem Bestellvorschläge. Dabei kalkuliert es die zu bestellenden Artikelmengen und schlägt dann den günstigsten Anbieter, den Anbieter mit der kürzesten Lieferzeit oder den zuletzt verwendeten Lieferanten vor – der Online-Händler hinterlegt für diese Auswahl seine Präferenz in der Software.

Mit nur wenigen Klicks werden die benötigten Einkaufsdokumente für Lieferanten erstellt, die dann per EDI, E-Mail, Brief oder Fax versendet werden können.

Die Intelligenz eines softwaregestützten Einkaufs zeigt sich zudem auch in den Filtermethoden, die dem Online-Händler für einen bedarfsorientierten Einkauf zur Verfügung stehen:

  • Einkauf On-Demand: Mit Hilfe dieses Filters werden Bestellvorschläge erstellt, die auf offenen Kundenbestellungen basieren. Dabei werden außerdem der aktuelle Lagerbestand, sowie offene Lieferantenbestellungen berücksichtigt.
  • Einkauf nach Sollbestand: Hierbei werden nur Artikel berücksichtigt, die den Meldebestand bereits unterschritten haben und deren Sollbestand aufgefüllt werden muss (s. Abbildung).
  • Einkauf nach Lagerreichweite: Bei Verwendung dieses Filterns wird der mittel- und langfristige Lagerbestand gesichert. Dies ist besonders für Artikel, die kontinuierlich verkauft werden, sogenannte „Never out of stock-Artikel“ relevant. Für die Berechnung der Lagerreichweite werden die Artikelverkäufe eines ausgewählten Vergleichszeitraums als Berechnungsgrundlage genommen. Dabei kann z. B. zwischen der Lagerreichweite auf Basis der letzten x Tage oder eines gewissen Zeitraums (z. B. der letzten Weihnachtssaison) gewählt werden.

Mobil Einlagern – Unterstützung durch mobile Endgeräte

Im Anschluss an die Lieferung der bestellten Artikel, gilt es den Wareneingang durchzuführen. Hier können die Waren entweder dem Bestand zugeführt oder direkt bei offenen Kundenbestellungen für den Versand berücksichtigt werden. Das Einlagern der Artikel ist mit viel Bewegung und Mobilität verbunden. Um dies zu unterstützen bieten Unternehmen wie Descartes ihre Lösungen auch auf mobilen Endgeräten an. Einfach zu bedienende Programme wie pixi Mobile erlauben es, viele Funktionen auch mobil zu nutzen. So kann z.B. das Einkaufsdokument direkt aus der Lieferantenbestellung für die Erfassung des Wareneingangs in pixi Mobile genutzt werden.

Barcodegestützter Wareneingang

Mit nur einem Scan gleicht das System die gelieferten Artikel mit Lieferschein und Rechnung des Lieferanten ab. Auf dem mobilen Endgerät werden dem Lagermitarbeiter auch zusätzliche Artikelinformationen, z. B. ob es sich um Kühlware, FSK-18-Artikel oder schon vom Kunden bestellte Artikel handelt, angezeigt.

Einlagerung mit Artikelklassifizierung

Durch das Cross Docking mit pixi Mobile kann eine besonders effiziente Bearbeitung des Wareneingangs mit Klassifizierung der gelieferten Artikel erfolgen. Das ERP unterteilt die Artikel wie folgt:

  • 1) Artikel mit bestehende Kundenbestellungen, die nur einem Artikel umfassen, sogenannte 1-Scan-Shipping™-Bestellungen

    So können 1-Scan-Shipping™-Bestellungen nach dem Barcodescan unmittelbar vom Wareneingang zum Versandplatz gebracht werden. Ein aufwendiges Einlagern ist bei diesem Verfahren nicht notwendig.

  • 2) Artikel, die zu einer bereits bestehenden Kundenbestellung mit mehreren Artikeln gehören: 

    Diese Artikel können auf einem speziellen Lagerplatz in der Nähe der Versandstation zwischengelagert werden. Dadurch muss diese Bestellung nur noch durch die noch fehlenden Artikel ergänzt werden und kann anschließend umgehend versendet werden. Entsprechend kann dieser Prozess auch für Bestellungen verwendet werden, bei denen der Online-Händler die Ware noch nicht auf Lager hat, sondern erst nach Eingang der Bestellung beim Lieferanten ordert. Diese On-Demand oder „Leerverkäufe“ müssen beim Wareneingang gar nicht erst eingelagert werden: pixi Mobile zeigt beim Scan an, dass dieser Artikel für eine vorhandene Kundenbestellung vorgesehen ist und somit zum Versand gehen kann.

  • 3) Artikel, die zum regulären Auffüllen des Bestands benötigt werden (ohne vorliegende Kundenbestellung): 

    Das System lagert diese Artikel entsprechend einer chaotischen Lagerhaltung ein. Diese Form der Lagerhaltung ermöglicht eine optimierte Nutzung der Lagerfläche und Laufwege. Das ERP-System weiß, wo freie Flächen sind und weist den Artikel via Barcodescan einem eindeutigen Lagerplatz zu. Der Platz im Lager wird so optimal ausgenutzt. „Aufgrund der Mehrfachplatzbelegung mit bis zu sechs verschiedenen Produkten pro Lagerplatz und der bildunterstützten Kommissionierung, konnte 40% mehr freier Lagerplatz geschaffen werden. Gleichzeitig schaffte das bestehende Lagerpersonal ein Vielfaches an Picks und gepackten Paketen in gleicher Zeit.“, erklärt pixi ERP Kunde Rainer Wolf von Artkis.de

Fazit

Ein systemgesteuerter Einkaufs- und Wareneingangsprozess ist vor allem im schnelllebigen Online-Handel ein wichtiges Hilfsmittel, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten und sich gut zu positionieren. Durch die Nutzung einer auf den Online-Handel spezialisierten Warenwirtschaftslösung können die Einkaufsprozesse im E-Commerce effizienter gestaltet werden. Dabei wird durch schlaue Berechnungen und Funktionalitäten des ERPs der Cashflow optimiert und die Kapitalbindung im Lager verringert.

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