Brauche ich eine Warenwirtschaft für meinen Online-Shop?

Wann sich eine spezialisierte Software für Dein E-Commerce Lager lohnt

Du hast vor einiger Zeit Deinen Online-Shop gegründet und verschickst schon fleißig Pakete? Du hast vielleicht für Deinen Online-Shop einige Zusatzmodule integriert, um darüber beispielsweise Versandetiketten, Rechnungen und Lieferscheine zu generieren und pflegst Bestände einfach direkt im Shop-Backend? Vielleicht hast Du Dir dann auch die Frage bereits gestellt: Wann brauche ich eine auf den E-Commerce spezialisierte Warenwirtschaft bzw. eine richtige Lagerverwaltung (WMS)?

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Pick-Pack-Ship & ERP & Lagerhaltung
vom 17.11.2022

Dieser Beitrag betrachtet eine Auswahl an verschiedenen Faktoren und Gründen, die Dir kleine Gedanken-Impulse geben sollen, die richtige Entscheidung zu treffen und den optimalen Zeitpunkt zu finden, wann eine Warenwirtschaft für Deinen Online-Shop sinnvoll sein wird. Der Artikel ist in drei Bereiche aufgeteilt:

  • Was bedeutet eigentlich der Begriff „Warenwirtschaft“‘?
  • Wann brauche ich keine Warenwirtschaft für meinen Shop?
  • Wann macht eine Warenwirtschaft für mich Sinn?

Was bedeutet der Begriff „Warenwirtschaft“?

In der Theorie und gemäß Wikipedia bildet ein Warenwirtschaftssystem (kurz WWS, WaW oder WaWi) die Warenströme innerhalb eines Unternehmens ab.¹ Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Online-Shop, um Industrie oder Handwerk handelt. Entsprechend vielfältig werden gerade im E-Commerce auch verschiedene Synonyme genutzt, ob ERP (Enterprise Ressource Planning), Lagerverwaltung bzw. Warehouse Management System (kurz WMS) oder eben auch Warenwirtschaft. Zugleich lässt dieser doch recht allgemeine Begriff gerade im E-Commerce auch einen Interpretationsspielraum zu, welche Aufgaben die Warenwirtschaft übernehmen kann, oft natürlich abhängig von den persönlichen Anforderungen und Wünschen des Online-Händlers.

Neben der Verwaltung und Steuerung der logistischen Prozesse in Deinem Lager (Lagerhaltung, Versand) soll die Warenwirtschaft manchmal auch weitere Funktionen abbilden:

  • Warenbeschaffung/Einkauf
  • Produktpflege, die sog. PIM-Funktionen (Product Information Management)
  • Zahlungs- und Faktura-Prozesse bis hin zur Buchhaltung
  • Anbindung verschiedener Marktplätze
  • Kundenservice (CRM, also Customer Relationship Management)
  • Controlling
Prozessdiagramm im Lager

Warenwirtschaft

Im Vergleich: Die klassische Lagerverwaltung

Es soll an dieser Stelle gar nicht bewertet werden, ob eine Warenwirtschaft als „All-in-one Lösung“ alles abbilden muss, was Du vielleicht benötigst. Es ist jedoch hilfreich, wenn Du Deine Ziele und Anforderungen konkret ausformulierst. „Ich suche eine Warenwirtschaft für meinen Online-Shop“ ist also als Frage zu allgemein gefassst.

Wann brauche ich keine Warenwirtschaft für meinen Online-Shop?

Es gibt durchaus Faktoren, die dafürsprechen, dass Du (noch) keine eigene Warenwirtschaft für Deinen Online-Shop brauchst. Nachfolgend sind verschiedene Beispiele aufgeführt, die ganz unabhängig von etwaigen Kosten den Rückschluss zulassen, dass Du keinen echten Bedarf an einer WaWi hast:

  • Dein Online-Shop ist ganz neu und das Bestellaufkommen dadurch ist noch sehr klein (unter 100 Sendungen am Tag), ganz ähnlich wie Dein Budget.
  • Du hast ein sehr überschaubares Sortiment an Produkten, die in Deinem kleinen Lager ganz einfach zu finden und kaum zu verwechseln sind, wodurch auch keine falschen Artikel an die Kunden versendet werden.
  • Die Bestände Deiner Produkte im Online-Shop und im Lager stimmen immer zu 100 % und Du hast somit keine Probleme mit Überverkäufen oder Artikeln, die irgendwo vergessen im Lager schlummern.
  • Bei den Lieferantenbestellungen bestimmst Du auf Basis Deiner Erfahrung den Zeitpunkt und die Menge der zu ordernden Artikel und handelst dabei immer so, dass Dein Lagerumschlag bestmöglich organisiert ist.
  • Deine Auswertungen und Kennzahlen, die Du in Deinen Excel-Listen erfasst, reichen Dir als Controlling zunächst einmal völlig aus.
  • Dein übersichtliches Lager ist sinnvoll organisiert – bislang sind auch Aushilfen damit ganz gut zurechtgekommen.
  • Bislang ist Dein Online-Shop eher nur eine Liebhaberei, die Du neben Deinem Hauptjob erledigst. So richtig viel Umsatz machst Du nicht damit und es soll auch erstmal beim „Nebenverdienst“ bleiben.

Wann brauche ich eine Warenwirtschaft für meinen Online-Shop?

Vielfältige Indikatoren helfen Dir, festzustellen, dass Dein Online-Shop alleine nicht allen Aufgaben in Deinem Unternehmen gewachsen ist. Hier eine Auswahl an Faktoren, die besonders häufig vorkommen:

Unzufriedene Kunden

  • Deine Kunden sind unzufrieden und unglücklich: Dein Shop bekommt schlechte Bewertungen in sozialen Medien und/oder auf Bewertungsportalen, in Euren Mailboxen stapeln sich Reklamationen und die Retourenquote wächst kontinuierlich. Bislang zufriedene Bestandskunden springen ab und bestellen nicht mehr und selbst Neukunden stornieren ihre Aufträge, ohne, dass für Dich die Gründe auf den ersten Blick nachvollziehbar sind.
  • Es werden falsche Produkte, zu wenige oder zu viele Artikel verschickt: In der Regel reklamieren Kunden eher selten, wenn sie unerwartet im Paket mehr Produkte finden, als sie bestellt hatten – solange sie diese nicht bezahlen müssen. Aber sog. „Mispicks“ und Fehlsendungen führen unweigerlich natürlich auch zu unzufriedenen Kunden.
  • Die Bestellungen verlassen nicht schnell genug Dein Lager, offene Kundenbestellungen stapeln sich und Kunden fragen im Kundenservice nach, wo denn die Bestellung bleibt. Und das auch außerhalb von saisonalen Versandspitzen.
Unzufriedene Kunden

Negative Bewertungen

  • Du verkaufst auch auf Marktplätzen wie Amazon und hast bereits negative Erfahrungen dahingehend gemacht, dass Dein Konto dort temporär gesperrt wurde oder Du hast Verwarnungen erhalten, weil Du die Service Level Agreements nicht einhalten konntest.
  • Retouren stapeln sich im Lager, wiederverkaufbare Artikel sind noch unausgepackt in den Kartons und Kunden warten ewig auf die Rückerstattungen, sodass Dein Kundenservice gestresst wird.
  • Du schaltest die Telefonanlage ab, weil Du viel zu viele Reklamationen und Rückfragen zum Status von Bestellungen bekommst und bittest die Kunden, doch lieber einfach eine E-Mail zu schreiben.
  • Du überlegst, den Vertrag mit Deinem Bewertungsportal zu kündigen: Lieber gar keine Bewertungen als zu viele schlechte Bewertungen.

Bestandsprobleme

  • Wenn Du an für Dein Unternehmen wichtige saisonale Peaks denkst, z. B. Black Friday, Cyber Monday oder das Weihnachtsgeschäft, bekommst Du Panikattacken.
  • Ihr entdeckt bei der jährlichen Stichtagsinventur Produkte im Lager, von denen Ihr gar nicht mehr wusstet, dass sie dort sind, weil sie nicht im Bestand auftauchen.
  • Dein Shop generiert immer wieder Überverkäufe, d. h. Ihr verkauft Produkte, die gar nicht mehr verfügbar sind und müsst diese Bestellungen stornieren, bereits bezahlte Beträge erstatten, Rechnungen stornieren und Kunden enttäuschen.

Manuelle/langsame Prozesse

  • Aufgrund manueller Prozesse fehlt Dir und Deinem Team öfters mal die Übersicht: Häufig kommt es z. B. vor, dass ein bestimmter Versanddienstleister die Sendungen abholen möchte, und dann fällt auf, dass noch gar nicht alle Pakete dafür gepickt und gepackt sind. Diese unschönen Verzögerungen im Versand führen dann schnell zu einem Aufkommen an Rückfragen seitens der Kunden.
  • Anstelle gezielter und schneller Picks im Lager wird ständig gesucht, wo sich denn die benötigten Artikel befinden.
  • Die Lagerwirtschaft besteht aus Zettelwirtschaft, im schlimmsten Fall mit unleserlicher Handschrift und Haftnotizen, die vom Winde verweht werden. Kartons werden händisch mit Artikelnummern beschriftet und die Bestandsführung findet mit Papier und Bleistift oder in Excel statt.
  • Ihr seid Profis im „Copy and Paste“, weil Ihr jeden Tag Daten von A nach B übertragen müsst.

Unzufriedene Mitarbeiter

  • Jeder Mitarbeiter ist inzwischen unverzichtbar, weil jeder wichtiges Wissen rund um das Thema „Wo liegt was im Lager?“ im Kopf hat.
  • Auch vor der Covid-Pandemie hast Du selten oder nie einen entspannten, längeren Urlaub gemacht, weil Dir klar war: Ohne Dich läuft vieles schief. Und wenn Du doch mal in den Urlaub fährst, ist Dein Laptop der wichtigste Reisebegleiter.
  • Spätschicht sowie Arbeit am Wochenende und Feiertagen ist für Dich die neue Normalität. Andere Interessen oder auch Deine Familie bleiben auf der Strecke.
Unzufriedene Lagermitarbeiterin

Fehlendes Reporting & langsame Retourenprozesse

  • Du triffst die meisten Deiner Entscheidungen nach Deinem Bauchgefühl – nicht aber, weil das die bessere Methode ist, sondern weil Du zu wenige belastbare Zahlen und Auswertungen hast, um bessere Entscheidungen zu treffen.
  • Die Buchhaltung versinkt im Chaos und Du bezahlst Lieferantenrechnungen, ohne zu wissen, ob Du die Waren in der bestellten Menge auch wirklich erhalten hast.
  • Da es kein effizientes Retouren-Management gibt, findet niemand die Zeit dafür, die Retouren der Kunden zu sichten. Somit wartet einwandfreie Ware viel zu lange darauf, wieder eingelagert und im Shop verfügbar zu sein.
  • Du hast keine Möglichkeit, zu analysieren, warum Deine Kunden Bestellungen retournieren und wie Du dazu beitragen kannst, Retourenquoten zu senken.
  • Du siehst großes Potenzial, zu wachsen und Dein Unternehmen auf solide Beine zu stellen, hast dafür aber weder die Kraft noch die Ressourcen, weil die Herausforderungen im Tagesgeschäft Dich viel zu sehr beschäftigten.

Die eine oder andere Formulierung in diesem Beitrag mag drastisch und überspitzt klingen. Aber wenn Du auch nur bei einigen der hier aufgeführten beispielhaften Herausforderungen innerlich genickt hast und sagst: „Ja, das kenne ich!“, dann ist definitiv der richtige Zeitpunkt, die Überlegungen für die Nutzung einer für Dich passenden Warenwirtschaft zu intensivieren!

Gerne beraten wir Dich, welche Softwarelösung zu Dir passen könnte.

Schreib uns einfach!

Quellenangaben:

¹ Seite „Warenwirtschaftssystem“. In: Wikipedia – Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 16. Oktober 2022, 23:24 UTC. URL: https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Warenwirtschaftssystem&oldid=227102691 (Abgerufen: 7. November 2022, 15:36 UTC)

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